Privacybeleid

Wilderness Worship Trails hecht veel waarde aan de privacy van bezoekers, geïnteresseerden en deelnemers. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we gegevens bewaren, met wie gegevens eventueel worden gedeeld en welke rechten je hebt.

Wilderness Worship Trails verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Wilderness Worship Trails
Maarten Trompstraat 12A
5262 VM Vught
Nederland

KvK: 42170458
BTW-id: NL005554293B95
E-mail: info@wildernessworshiptrails.nl
Telefoon: +31 (0)6 40 66 52 83

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@wildernessworshiptrails.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van de manier waarop je met Wilderness Worship Trails in contact komt.

Website en contact

Wanneer je contact met ons opneemt of een formulier invult, kunnen we onder andere verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• inhoud van je bericht;
• informatie die je zelf aan ons verstrekt.

Interesse en aanmelding

Wanneer je interesse toont in of je aanmeldt voor een Weekend Trail, Wilderness Expedition of andere activiteit, kunnen we onder andere verwerken:

• voor- en achternaam;
• adresgegevens;
• woonplaats;
• geboortedatum;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• gegevens over de gekozen activiteit;
• factuur- en betaalgegevens;
• communicatie over de aanmelding;
• relevante informatie over ervaring, conditie en voorbereiding.

Intake en voorbereiding

Voor bepaalde activiteiten, in het bijzonder Wilderness Expeditions, kan een intake- en voorbereidingstraject onderdeel zijn van de deelnameprocedure.

Daarbij kunnen we aanvullende gegevens verwerken over bijvoorbeeld:

• wandel- en outdoorervaring;
• fysieke voorbereiding;
• relevante ervaring met meerdaagse trekkings;
• uitrusting en materiaal;
• beschikbaarheid voor voorbereidingsmomenten;
• andere informatie die nodig is om te beoordelen of deelname verantwoord kan plaatsvinden.

Gezondheidsgegevens

Voor bepaalde activiteiten kan het voor de veiligheid noodzakelijk zijn dat we beperkte gezondheidsgegevens verwerken.

Het kan bijvoorbeeld gaan om informatie over:

• relevante aandoeningen;
• blessures;
• allergieën;
• medicatie;
• chronische aandoeningen;
• fysieke beperkingen;
• relevante medische voorgeschiedenis;
• noodmedicatie;
• andere gezondheidsinformatie die van belang kan zijn voor veilige deelname.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en worden daarom extra zorgvuldig behandeld.

WWT vraagt alleen naar gezondheidsinformatie die redelijkerwijs relevant is voor een veilige voorbereiding en uitvoering van de betreffende activiteit.

Voor de verwerking van gezondheidsgegevens vragen we, waar vereist, afzonderlijk om uitdrukkelijke toestemming.

Je kunt een gegeven toestemming intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

Wanneer bepaalde gezondheidsinformatie noodzakelijk is om deelname op een verantwoorde manier te beoordelen of een activiteit veilig uit te voeren, kan het niet verstrekken of niet langer beschikbaar stellen van die informatie betekenen dat WWT niet kan beoordelen of deelname verantwoord is. In dat geval kan deelname mogelijk niet plaatsvinden.

WWT verricht geen medische diagnose of medische keuring.

3. Noodcontact

Voor bepaalde activiteiten vragen we je om de gegevens van een noodcontact.

Het kan daarbij gaan om:

• naam;
• relatie tot de deelnemer;
• telefoonnummer.

Deze gegevens gebruiken we uitsluitend wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is in verband met een incident, noodsituatie of andere ernstige situatie tijdens de activiteit.

Wij vragen deelnemers om hun noodcontact vooraf te informeren dat diens contactgegevens aan WWT worden verstrekt.

4. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

WWT kan persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

• beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
• informeren over activiteiten;
• verwerken van interesse en aanmeldingen;
• uitvoeren van intake- en toelatingsprocedures;
• voorbereiden en uitvoeren van Weekend Trails en Wilderness Expeditions;
• beoordelen van voorbereiding en benodigde uitrusting;
• bevorderen van de veiligheid van deelnemers;
• communicatie vóór, tijdens en na een activiteit;
• administratie, facturatie en betalingen;
• afhandeling van annuleringen;
• behandeling van klachten;
• afhandeling en registratie van incidenten;
• voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• beschermen van onze rechten en belangen wanneer dat noodzakelijk is;
• verbeteren van onze organisatie en activiteiten.

Persoonsgegevens worden niet zonder geldige reden gebruikt voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor ze zijn verzameld.

5. Op welke grondslagen verwerken we gegevens?

WWT verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de verwerking kan dit zijn:

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer gegevens noodzakelijk zijn om een overeenkomst met jou voor te bereiden of uit te voeren, bijvoorbeeld voor:

• je aanmelding;
• communicatie over je activiteit;
• voorbereiding;
• facturatie;
• uitvoering van de geboekte activiteit.

Wettelijke verplichting

Sommige gegevens moeten we verwerken of bewaren omdat dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld voor onze financiële en fiscale administratie.

Gerechtvaardigd belang

In bepaalde situaties kunnen we gegevens verwerken wanneer WWT daar een gerechtvaardigd belang bij heeft en jouw privacybelang niet zwaarder weegt. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• beveiliging;
• het voorkomen of afhandelen van misbruik;
• het behandelen en documenteren van incidenten;
• het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van juridische aanspraken;
• het verbeteren van onze dienstverlening.

Toestemming

Wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming, vragen we deze toestemming vooraf. Dit kan onder andere van toepassing zijn op:

• bepaalde marketingcommunicatie;
• gebruik van herkenbare foto's en video's voor promotionele doeleinden;
• verwerking van gezondheidsgegevens wanneer uitdrukkelijke toestemming daarvoor de toepasselijke uitzondering vormt.

Je kunt toestemming op ieder moment intrekken.

6. Medische informatie tijdens activiteiten

Tijdens een Wilderness Expedition of andere activiteit kan medische informatie noodzakelijk zijn voor de veiligheid van een deelnemer.

Toegang tot deze informatie wordt zoveel mogelijk beperkt tot de persoon of personen die deze informatie redelijkerwijs nodig hebben voor voorbereiding, begeleiding of veiligheid.

Bij een ongeval of medische noodsituatie kunnen relevante persoonsgegevens en gezondheidsgegevens, wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat, worden gedeeld met bijvoorbeeld:

• professionele hulpdiensten;
• medisch personeel;
• alarmcentrales;
• reddingsdiensten;
• andere partijen die noodzakelijk betrokken zijn bij hulpverlening.

Daarbij delen we niet meer gegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is.

7. Foto's en video's

Tijdens activiteiten van WWT kunnen foto's en video's worden gemaakt.

Wanneer een deelnemer herkenbaar in beeld is en het materiaal wordt gebruikt voor bijvoorbeeld de website van WWT, Instagram of andere sociale media, advertenties, brochures of andere promotionele communicatie, zorgen we voor een geldige AVG-grondslag. Waar toestemming de toepasselijke grondslag is, vragen we deze afzonderlijk.

Toestemming voor promotioneel gebruik van herkenbaar beeldmateriaal staat los van deelname aan de activiteit. Je bent dus niet verplicht toestemming te geven om mee te kunnen doen.

Wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je deze toestemming later intrekken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

8. Met wie delen we persoonsgegevens?

WWT verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

We delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat of wanneer we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Gegevens kunnen, afhankelijk van de situatie, worden verwerkt door of gedeeld met bijvoorbeeld:

• aanbieders van website- en hostingdiensten;
• e-mail- en communicatiediensten;
• boekhoudkundige of administratieve dienstverleners;
• betalingsdienstverleners;
• IT- en cloudleveranciers;
• professionele adviseurs;
• hulpdiensten en medische hulpverleners;
• alarmcentrales en reddingsdiensten;
• overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een externe partij namens WWT persoonsgegevens verwerkt en juridisch als verwerker optreedt, maken we waar vereist passende afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers van digitale diensten kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgt WWT ervoor dat hiervoor een geldige grondslag en, waar vereist, passende waarborgen aanwezig zijn volgens de AVG.

Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende contractuele waarborgen.

10. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

WWT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is. Als uitgangspunt hanteren we:

Contactverzoeken

Correspondentie van personen die uiteindelijk geen deelnemer worden bewaren we niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk voor de afhandeling van het contact en eventuele opvolging.

Aanmeldings- en deelnemersgegevens

Gegevens die noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en uitvoering van een activiteit bewaren we gedurende het traject en daarna zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor administratie, klachten, juridische verplichtingen of eventuele aanspraken.

Financiële administratie

Gegevens die onderdeel uitmaken van onze financiële of fiscale administratie bewaren we gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn.

Gezondheidsgegevens

Gezondheidsgegevens bewaren we zo kort mogelijk.

Wanneer deze gegevens na afloop van de activiteit niet langer noodzakelijk zijn voor veiligheid, incidentafhandeling of een andere geldige juridische reden, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

Incidentgegevens

Gegevens over een ongeval, incident of evacuatie kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor de afhandeling van het incident, verzekeringskwesties, juridische aanspraken of wettelijke verplichtingen.

Foto- en videomateriaal

Beeldmateriaal bewaren we zolang dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor het wordt gebruikt of totdat de geldige grondslag daarvoor vervalt, rekening houdend met wettelijke uitzonderingen en reeds rechtmatig gebruik.

WWT beoordeelt periodiek of persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn en verwijdert of anonimiseert gegevens wanneer dit niet langer het geval is.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

WWT neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• ongeoorloofde wijziging;
• onbedoelde openbaarmaking;
• misbruik.

Daarbij houden we rekening met de aard en gevoeligheid van de gegevens.

Voor gezondheidsgegevens en andere gevoelige informatie worden waar passend aanvullende beveiligingsmaatregelen toegepast en wordt toegang zoveel mogelijk beperkt.

Geen enkele digitale verwerking kan echter volledig vrij van beveiligingsrisico's worden gegarandeerd.

12. Cookies en websitegegevens

De website van WWT kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Welke cookies dat precies zijn, staat in ons cookiebeleid.

Functionele cookies kunnen worden gebruikt wanneer deze noodzakelijk zijn om de website goed te laten functioneren.

Wanneer cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt waarvoor voorafgaande toestemming wettelijk vereist is, vragen we deze toestemming voordat deze worden geplaatst.

Wanneer WWT gebruikmaakt van analytische, marketing- of socialmediacookies, wordt hierover aanvullende informatie verstrekt via de cookiebanner en/of het cookiebeleid.

Toestemming voor cookies kan, wanneer van toepassing, weer worden ingetrokken via de daarvoor beschikbare cookie-instellingen.

13. Nieuwsbrief en marketing

Wanneer WWT in de toekomst nieuwsbrieven of andere elektronische marketingberichten verstuurt, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Wanneer communicatie op toestemming is gebaseerd, kan deze toestemming op ieder moment worden ingetrokken.

Iedere commerciële nieuwsbrief bevat een eenvoudige mogelijkheid om je af te melden.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

WWT neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor deelnemers rechtsgevolgen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Beslissingen over toelating tot een Wilderness Expedition worden door een persoon beoordeeld en kunnen onder andere gebaseerd zijn op intake, voorbereiding, veiligheid, gezondheid en uitrusting.

15. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie heb je onder de AVG onder andere het recht om:

• te weten welke persoonsgegevens we verwerken;
• je persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer daarvoor aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
• de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• gegevens over te laten dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kan worden ingediend via info@wildernessworshiptrails.nl.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen we vragen om aanvullende informatie waarmee we je identiteit op passende wijze kunnen controleren.

We behandelen privacyverzoeken binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.

16. Klacht over privacy

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop WWT met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via info@wildernessworshiptrails.nl.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Wijzigingen in dit privacybeleid

WWT kan dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, werkwijze of wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website.

Bij belangrijke wijzigingen die relevant zijn voor bestaande deelnemers kunnen we deelnemers hierover rechtstreeks informeren wanneer dat redelijkerwijs noodzakelijk is.

18. Contact

Voor vragen over privacy, persoonsgegevens of het uitoefenen van je privacyrechten kun je contact opnemen met:

Wilderness Worship Trails
Maarten Trompstraat 12A
5262 VM Vught
Nederland

KvK: 42170458
E-mail: info@wildernessworshiptrails.nl
Telefoon: +31 (0)6 40 66 52 83

Versie 1.0 · 1 oktober 2026.